Tout savoir sur le dépôt de garantie pour la location de son logement

Le dépôt de garantie est un aspect incontournable de la location de votre logement, qu’il s’agisse d’une maison, d’un appartement ou même d’un studio meublé. Son utilité et son mode de fonctionnement sont liés à l’état des lieux d’entrée et de sortie de votre locataire. En cela, lorsque la question de sa restitution se pose, le dépôt de garantie est parfois source de tensions entre le bailleur et locataire qui ont en définitive des intérêts antinomiques. C’est pourquoi votre gestionnaire, en tant que professionnel de l’immobilier, est à même de vous accompagner pour mettre un terme à cette location dans les meilleures conditions. Voici toutefois quelques éléments de réponse aux questions qui resteraient en suspens.

1. Le dépôt de garantie dans un contrat de location, comment ça marche ?

Bien que beaucoup de personnes le croit obligatoire, le recours au dépôt de garantie dépend de la volonté des parties exprimée dans le contrat de location et non d’une disposition légale. Toutefois, lorsqu’il est utilisé, son fonctionnement est encadré.

a. Qu’est-ce qu’un dépôt de garantie d’appartement ou de maison ?

Le dépôt de garantie est une somme d’argent versée par le locataire à son entrée dans le logement, à la demande du propriétaire. Lorsque tel est le cas, son montant doit être mentionné au bail et son mode de versement, chèque ou espèce, doit intervenir lors de la signature dudit contrat de location. Certains locataires, tels que les étudiants ou les jeunes actifs notamment, peuvent avoir des difficultés à payer le montant prévu car c’est une somme qui vient en supplément du premier loyer. Le dépôt de garantie peut alors être versé par un tiers à la location c’est-à-dire un parent, un proche, voire un organisme d’état. Attention, on utilise souvent à tort le terme de « caution » pour désigner le dépôt de garantie, alors que la première est un acte juridique pouvant impliquer un paiement et le second de l’argent immédiatement encaissé.

b. Que garantit cette somme ?

Le dépôt de garantie garantit les obligations contractuelles du locataire et couvre ses éventuels manquements. C’est une réserve d’argent dans laquelle le propriétaire peut puiser pour faire face aux divers frais de réparation ou aux travaux qu’il serait éventuellement nécessaire d’entreprendre à la suite du départ des occupants. Il peut également servir à faire face à certains impayés de loyers et de charges. Toutefois, il est illégal pour le locataire de se servir du dépôt de garantie pour payer ses dernières échéances : celui-ci est redevable du loyer et des charges jusqu’au terme du contrat de location.

c. Quelles sont les obligations en matière de montant et d’encaissement ?

La loi ALUR et la loi ELAN ont précisé les conditions de mise en œuvre du dépôt de garantie :

→ Concernant le montant :

• Location vide : son montant ne peut être supérieur à 1 mois de loyer hors charges
• Logement meublé : le dépôt de garantie est limité à 2 mois de loyer hors charges
• Loyer à échoir : si le loyer est appelé d’avance sur une période supérieure à 2 mois, aucun dépôt de garantie ne peut être exigé pour cette location.
• Bail mobilité : ce nouveau bail prévu par la loi ELAN n’autorise pas le dépôt de garantie

→ Concernant l’encaissement :

Actuellement, le dépôt de garantie est encaissé et conservé par le propriétaire pendant toute la durée du bail, jusqu’à l’établissement de l’état des lieux de sortie, sans application de révision ou d’intérêts. Le projet de loi Nogal, actuellement en lecture au parlement, s’achemine vers une consignation du dépôt de garantie sur un compte séquestre détenu par un agent immobilier. Dans la continuité de sa gestion, celui-ci aurait alors pour mission d’organiser sa restitution sur la base d’un accord des parties.

2. Quelle est l’incidence de la présence d’un garant de location sur le dépôt de garantie ?

Certains bailleurs ou agences immobilières peuvent considérer que le dépôt de garantie n’est pas suffisant pour garantir les manquements éventuels des locataires. Ils exigent alors de le compléter avec un garant de location, voire plusieurs. Précisons ici à toutes fins utiles que le rapport Nogal préconise de limiter cette protection supplémentaire à un seul garant.

a. Garant et dépôt de garantie de location : des effets distincts

Pas plus obligatoire que le dépôt de garantie, le garant de location fait l’objet d’un accord entre les parties au bail. Or, bien que leur objectif de protéger le bailleur reste identique, ces deux garanties diffèrent quant à leur portée et à leur mise en œuvre.

→ Le dépôt de garantie, encaissé par le propriétaire, est restitué totalement, partiellement, ou n’est pas restitué du tout suivant son appréciation des dégâts et/ou des sommes restant dues par le locataire. Son application est plus simple et rapide et c’est au locataire qu’il revient de contester ces retenues. Cependant, l’inconvénient majeur de ce système réside dans le fait que son montant peut s’avérer insuffisant à couvrir la totalité de la dette locative.

→ Le garant s’engage juridiquement à régler toutes les dettes locatives en lieu et place du locataire défaillant en signant un acte de caution. Mais c’est au propriétaire d’agir envers le garant pour être payé. Si cela peut sembler à première vue être un inconvénient, les sommes garanties sont généralement nettement plus élevées qu’un dépôt de garantie.

b. L’éventuel recouvrement judiciaire

Disposer d’un garant vers qui vous pouvez vous retourner vous permet d’agir en justice à son encontre le cas échéant pour recouvrer votre dette. Cependant, le type de caution qu’il aura signé influencera le déroulement de la procédure.

→ La caution simple : l’assignation du garant n’est possible qu’une fois tous les recours contre le locataire épuisés ou en cas d’insolvabilité de sa part.

→ La caution solidaire : l’assignation du garant peut être concomitante avec celle du locataire.

Vous pouvez donc, selon vos intérêts en tant que bailleur, demander l’une ou l’autre.

3. Quel est le délai de restitution du dépôt de garantie selon la loi ALUR ?

Lors de sa mise en location, il ne faut surtout pas oublier de faire un état des lieux d’entrée dans votre logement qui sera annexé au bail. Si votre bien est géré par une agence, sa rédaction relève de ses missions. Ce document, réalisé à l’amiable et de manière contradictoire, est essentiel car il est le fondement juridique des éventuelles retenues que vous pourrez faire sur le dépôt de garantie. En effet, à la fin du bail, c’est sa comparaison avec l’état des lieux de sortie qui va déterminer le délai de restitution.

a. L’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée dans le logement

C’est la configuration idéale pour tout bailleur : la maison ou l’appartement est dans le même état de propreté qu’il l’était à l’arrivée du locataire et les paiements sont à jour. Dans ce cas, le bailleur ou son représentant a un mois à compter de la restitution des clés pour lui rendre le dépôt de garantie dans son intégralité.

b. L’état des lieux de sortie diffère de l’état des lieux d’entrée

Au contraire, si le bien présente des dégradations qui n’apparaissaient pas sur l’état des lieux d’entrée du logement, le propriétaire a deux mois pour le restituer, déduction faite des sommes qu’il estime nécessaire pour la remise en état. Ceci étant, vous être légalement tenu de justifier ces montants au locataire avec, par exemple :

• Des photos à l’appui des états des lieux d’entrée et de sortie
• Des devis et/ou des factures
• Un constat d’huissier
• Les lettres qui lui ont été adressées et qui sont restées sans réponse...

c. La spécificité des logements collectifs

Dans le cas particulier d’un dépôt de garantie pour un appartement en copropriété, vous pouvez effectuer un arrêté des comptes provisoire. La jurisprudence vous autorise à conserver une provision de 20% maximum jusqu’à la régularisation des charges. Il vous faut cependant restituer cette somme dans le mois qui suit l’assemblée générale qui statut sur l’arrêté des comptes annuels de l’immeuble.

4. À quoi s’expose le bailleur en cas de retard ou de non-restitution du dépôt de garantie ?

Le bailleur ne doit cependant pas conserver le dépôt de garantie au-delà des délais légaux.

a. Des intérêts de retard

Si tel est le cas, le propriétaire s’expose à l’application d’intérêts de retard. Passé le délai légal, outre que le dépôt de garantie reste dû au locataire, la loi ALUR considère qu’il doit être majoré à hauteur de 10% du montant du loyer hors charges par mois de retard débuté. En d’autres termes, que vous soyez en retard d’un jour ou de 29, la majoration s’applique. Ceci étant, la cour de cassation a tranché sur le fait que cette majoration spéciale ne peut se cumuler avec la majoration de droit commun au taux légal, car cela équivaudrait à une double peine. Attention, les intérêts de retard ne sont toutefois exigibles qu’à la condition que la nouvelle adresse du locataire ait été communiquée au bailleur, de préférence en étant mentionnée dans l’état des lieux de sortie.

b. Une procédure en recouvrement

Le locataire dispose de recours amiables et contentieux pour obtenir la restitution du dépôt de garantie, les premiers étant forcément moins couteux que les seconds :

→ Les recours amiables :

Si vous tardez ou refusez de rembourser le dépôt de garantie de votre location, vous vous exposez en premier lieu à recevoir une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception. Le locataire peut alors engager deux types de procédure de conciliation gratuites afin d’éviter tant que faire se peut une procédure judiciaire longue et couteuse :

• Saisie de la commission départementale de conciliation :

Cet organisme paritaire convoque les parties sous 15 jours pour trouver un accord amiable. Si tel est le cas, les parties signent un acte de conciliation qu’elles devront respecter. Or, ce sur quoi elles sont tombées d’accord ne peut plus faire l’objet d’un recours en justice.

• Saisie d’un conciliateur de justice

Avec des compétences plus larges que les seuls litiges locatifs, le conciliateur fonctionne de la même manière que la commission départementale, à la différence qu’il peut être saisi à l’occasion d’une procédure déjà engagée devant le tribunal.

→ Les recours contentieux :

Ne pas rendre le dépôt de garantie dans le délai légal imparti vous expose à une procédure contentieuse qui peut s’avérer à terme lourde sur le plan financier.

• L’injonction de payer

Le formalisme judiciaire simplifié et à un coût modique de l’injonction de payer peut être décisif sur la restitution du dépôt de garantie. C’est en effet une procédure non soumise au principe du contradictoire qui, en moins de 2 mois et si la créance est certaine, liquide et exigible, permet au locataire d’obtenir une ordonnance exécutoire. Il peut ensuite la remettre à un huissier qui sera totalement habilité à recouvrir les sommes dues. La seule marge de manœuvre du bailleur est de contester cette injonction, a posteriori, devant le juge.

• Recours devant le tribunal

Pour les litiges de moins de 5.000 €, le locataire peut saisir le tribunal de proximité par voie d’assignation ou de requête. La procédure y est contradictoire, ce qui signifie que le bailleur peut y défendre ses intérêts et être assisté d'un avocat. Il s’agit d’une procédure au fond qui peut aboutir à des frais supplémentaires.

5. Comment réduire les risques du bailleur à propos du dépôt de garantie ?

Il est évident qu’il est préférable pour le bailleur de ne pas avoir à subir une quelconque procédure, ni pour autant à prendre à sa charge les carences du locataire. C’est pourquoi, des solutions existent pour réduire vos risques.

a. Réaliser un pré-état des lieux de sortie

La première des solutions est la préparation de l’état des lieux de sortie. Cette visite permet d’anticiper le départ du locataire de telle manière, qu’à la remise des clés, il soit à jour des loyers et charges et qu’il laisse le logement en bon état. Il s’agit en quelque sorte d’un état des lieux préalable organisé sous forme de visite-conseil et qui n’aboutit à la rédaction d’aucun document opposable. En effet, le pré-état des lieux n’a de fondement légal ni de valeur juridique. Son objectif est simplement de parcourir le logement pour identifier les réparations locatives à effectuer afin que le dépôt de garantie soit rendu dans sa totalité. Pour cette raison, bien qu’il ne soit pas obligé d’ouvrir sa porte, le locataire a tout de même intérêt à laisser faire un petit « tour du propriétaire ». Conscientes de la quantité de litiges désamorcés par cette pratique, les agences immobilières l’ont dernièrement quasiment généralisée.

b. Exiger une caution solidaire

Si vous considérez que le simple mois de loyer qui constitue le dépôt de garantie de votre petit appartement ne sera pas suffisant pour faire face aux éventuels frais de réparation et/ou aux impayés, vous pouvez demander au locataire de présenter un garant de location. Cette démarche est légale et parfaitement justifiée quand le montant du loyer est faible, ce qui a nécessairement une incidence sur le dépôt de garantie : la réparation d’un volet roulant cassé est aussi onéreuse pour une fenêtre d’un T3 que d’un studio.

c. Souscrire une assurance de loyer impayé

Contrairement à la caution solidaire qui est totalement gratuite pour le bailleur, ce dernier peut souscrire une assurance de loyer impayé en plus de demander au locataire un dépôt de garantie. De nombreuses compagnies proposent des contrats aux prestations variées qu’il convient de bien analyser préalablement. Cette assurance, appelée aussi GLI (garantie de loyer impayé) présente par ailleurs des conditions à respecter tant par le bailleur que le locataire. De plus, la procédure pour être indemnisé est souvent stricte.

6. Quelles démarches le bailleur peut-il entreprendre si le locataire conteste les retenues sur son dépôt de garantie ?

Que le locataire conteste les retenues que vous pratiquez sur son dépôt de garantie est assez courant. Celui-ci a souvent tendance à considérer qu’elles sont injustifiées alors que le bailleur peut estimer au contraire que le locataire n’a pas tout à fait respecté ses obligations. Dans tous les cas, l’objectif à terme est que les deux parties tombent d’accord afin qu’aucune des deux ne se sente flouée.

a. Expliquer et justifier auprès du locataire

Le plus délicat pour un bailleur est de faire la différence entre dégradations et usure normale. En effet, le locataire est tenu, pendant toute la durée de son bail, de s’occuper de l’entretien courant du bien et d’effectuer les réparations des dégâts qu’il aurait causés. Il ne doit en aucun cas prendre à sa charge la vétusté du logement. Afin qu’il soit convaincu de votre bon jugement, vous avez tout intérêt à lui expliquer les raisons de la restitution partielle du dépôt de garantie lors de son départ du logement : quels frais de réparation ou travaux correspondent à quels dégâts ou dégradations ? Des photos, des devis ou tout justificatif sont alors bienvenus. Une grille de vétusté est parfois annexée à certains baux afin que les parties se mettent d’accord au préalable sur l’usure normale des composants du logement. À ce sujet, cette grille n’existant pas actuellement au plan légal mais plutôt de manière contractuelle, la future loi Nogal devrait proposer la mise en place d’un document unique de référence.

b. Échanger avec le conciliateur

Que ce soit devant le conciliateur ou la commission départementale de conciliation, vous devez également répondre à leurs demandes avec la meilleure volonté. Cette démarche peut effectivement aboutir, si elle échoue, à une procédure judiciaire couteuse. Il est donc dans votre intérêt d’être disposé à échanger avec votre interlocuteur pour qu’un accord aboutisse. Contrairement aux discussions privées souvent stériles du fait de l’émotion, la procédure menée par une tierce personne, neutre et impartiale, est souvent plus fructueuse. Le conciliateur de justice a de surcroît l’avantage de pouvoir se déplacer ce qui est extrêmement utile.

c. Argumenter devant le tribunal

Si malgré tout la procédure judiciaire est inévitable, vous devez apporter les preuves des sommes retenues sur le dépôt de garantie. Il est indispensable d’argumenter sur la base de justificatifs tangibles. Si les photos des états des lieux d’entrée et de sortie ne vous semblent pas suffisamment probantes, n’hésitez pas à faire établir un constat par un huissier de justice. Mais ne soyez pas inquiet si vous ne disposez pas encore des factures, les devis suffisent. Devant le juge, il faut garder à l’esprit que vous êtes sur le plan juridique. En cela, tout élément factuel doit avoir un fondement légal et être étayé par un justificatif. Vous comprendrez que le juge ne pourra que très difficilement vérifier que votre locataire était « brusque » avec cette poignée de porte qui était toute neuve à son arrivée… Un état des lieux d’entrée signé dudit locataire indiquant que la poignée était effectivement neuve, photo à l’appui, est nettement plus probant. On comprend alors ici toute l’importance d’un tel document.

Le dépôt de garantie demandé quasiment systématiquement lors d’une location de logement reste un élément délicat à traiter pour les parties. C’est souvent pour cette raison que les bailleurs ont recours à des garanties complémentaires afin d’éviter autant que possible les complications. Mais il s’avère que la source de conflit est souvent liée à un manque de communication entre le propriétaire et le locataire. Preuve en est la quantité de résolutions des conflits suite aux recours amiables qui permettent d’éviter des procédures contentieuses nettement plus complexes. Le projet de loi Nogal, actuellement en discussion au parlement, réussira-t-il à mettre un terme aux tensions entre propriétaires et locataires sur cette question épineuse ?