Tout ce qu’il faut savoir sur la quittance de loyer

Vous venez d’emménager dans un logement en location ? Vous êtes sur le point de vous acquitter du premier paiement de votre loyer et de ses charges ? Lorsque le propriétaire (ou l’agence immobilière qui représente le bailleur) aura reçu le paiement, celui-ci vous enverra peut-être une quittance de loyer. 

Vous êtes locataire pour la toute première fois et vous ignorez tout de ce document ? 

Pas de panique, nous allons répondre à toutes vos questions : 

• À quoi sert-il ?
• Le propriétaire est-il obligé de vous l’envoyer chaque mois ?
• Devez-vous payer le propriétaire pour recevoir ce document ? 
• Faut-il le conserver ? Et si oui, combien de temps ?

Définition : qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?

Avant toute chose, en tant que locataire, il est impératif que vous compreniez ce qu’est une quittance de loyer, mais aussi ce qu’elle n’est pas : découvrez sa définition ainsi que des informations précieuses la concernant. 

Une preuve de paiement du loyer et des charges 

La quittance de loyer est un document transmis au locataire par son propriétaire bailleur, par courrier ou voie numérique. 

Il s’agit d’une preuve de paiement qui atteste que le locataire s’est bien acquitté du montant de son loyer et de ses charges, comme prévu dans le bail, pendant une période donnée qui équivaut à un mois de location. 

Attention à ne pas confondre quittance et appel de loyer : 

• L’appel de loyer est un document envoyé au locataire pour lui rappeler qu’il doit payer son loyer et ses charges. Pour éviter tout retard, il doit donc être émis et envoyé au locataire avant la date d’exigibilité du loyer.
• La quittance peut uniquement être émise si le locataire a bien payé son loyer et ses charges. Elle est donc envoyée une fois que les sommes dues ont bien été reçues par le propriétaire bailleur. 

Pour être conforme, la quittance de loyer doit comporter certaines mentions obligatoires : 

• L’identité et l'adresse du locataire ;
• Le nom et l’adresse du propriétaire bailleur ou de son représentant (par exemple, une agence immobilière de gestion locative) ; 
• Le mois et l’année du loyer réglé par le locataire ; 
• Le montant total du loyer payé ; 
• Le détail des charges ; 
• La date du paiement ; 
• Le numéro du bail de location ; 
• La signature du propriétaire bailleur ou de son représentant. 

Un document important pour le locataire et le propriétaire 

Que vous receviez la quittance de loyer par courrier dans votre boîte aux lettres ou par voie numérique, conservez-la ! 

En effet, c’est un document précieux quand on est locataire : 

• On ne vous le souhaite pas, mais si vous rencontrez un litige avec le propriétaire, la quittance vous permettra de prouver que vous avez toujours réglé le montant de votre loyer et ses charges en temps et en heure. C’est la preuve que vous êtes un bon payeur et que l’on ne peut rien vous reprocher de ce côté-là : vous avez bien respecté votre part du contrat. 
• Le jour où vous voudrez changer de logement en location, on vous demandera votre dernière quittance de loyer pour justifier que vous êtes un bon candidat. Pour un propriétaire, c’est rassurant par rapport à la problématique des impayés. 
• Enfin, la quittance est un document légal qui peut faire office de justificatif de domicile lors de certaines démarches administratives. Par exemple, vous êtes en droit de vous en servir le jour où vous aurez besoin de faire renouveler votre carte d’identité. 

Et pour le propriétaire ? 

Pour lui, les quittances sont moins importantes, mais elles restent utiles pour faciliter sa déclaration fiscale. En effet, elles lui permettent de conserver une trace écrite des revenus locatifs perçus. 

Quelles sont les obligations du propriétaire vis-à-vis du locataire pour ses quittances de loyer ?

Votre principale obligation, en tant que locataire, est de vous acquitter du paiement du montant de votre loyer et de ses charges en temps et en heure. 

Mais qu’en est-il des obligations du propriétaire ? 

Le propriétaire est-il obligé d’envoyer une quittance de loyer à son locataire chaque mois ?

Selon l’article 21 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989, les propriétaires bailleurs ne sont pas obligés d’envoyer une quittance de loyer à leurs locataires, sauf si ces derniers en font la demande explicite. 

Bien qu’il ne s’agisse pas d’une obligation, l’usage est toutefois à la délivrance d’une quittance mensuelle à ses locataires. Cependant, si votre propriétaire ne vous a rien envoyé, il est dans son droit tant que vous ne lui avez pas indiqué que vous souhaitez recevoir une quittance chaque mois.

De plus, si le locataire n’a pas réglé ses loyers et ses charges, il ne peut pas s’attendre à recevoir une quittance de loyer, qui est, comme nous l’avons déjà indiqué, une preuve de paiement. 

Et en cas de paiement partiel ? Dans ce cas, le propriétaire doit émettre un reçu qui fait état de la somme qui a réellement été versée par le locataire. 

Le propriétaire peut-il facturer l’édition et l’envoi des quittances de loyer à son locataire ?

Non, c’est illégal !

La génération et l’envoi d’une quittance de loyer ne peuvent pas être facturés. 

En tant que locataire, vous devrez donc recevoir ce document gratuitement. 

Et si une clause est prévue dans le bail pour faire supporter au locataire des frais d’envoi pour la quittance de loyer ? Il s’agit tout simplement d’une clause abusive, contraire à la loi, d’où l’importance de bien lire son contrat de bail avant de le signer ! 

Un ancien locataire peut-il demander au propriétaire de lui fournir ses quittances de loyer ? 

Un locataire qui a quitté un logement peut réclamer à son ancien propriétaire une quittance pour tous les mois passés dans la location et pour lesquels il a bien payé ses loyers et ses charges. Le propriétaire est alors dans l’obligation de délivrer les quittances demandées, gratuitement pour l’ancien locataire.