Peut-on signer un bail à distance à l’heure du numérique ?

Vous vous apprêtez à emménager à l’autre bout de la France et vous ne pouvez pas vous déplacer pour parapher votre contrat de location ? Pas de panique, la loi vous autorise à signer votre bail à distance. Parmi toutes les solutions possibles, la signature électronique a les faveurs des propriétaires et des futurs locataires. 

Trois solutions pour signer un bail à distance

Signer un bail à distance permet au locataire, au propriétaire et même à l’agence immobilière de gagner du temps et de simplifier les démarches. Plus besoin de se déplacer ou d’organiser un rendez-vous entre les différentes parties pour valider le contrat de location.

Quand on pense signature de bail à distance, on pense immédiatement à la signature électronique. Cependant, cette solution n’est pas la seule option reconnue pour signer votre contrat de location sans vous déplacer.

La procuration

Si vous ne pouvez pas signer votre bail en personne (car vous êtes absent, alité ou que vous vivez dans une autre ville, par exemple), vous pouvez demander à un tiers de confiance de s’en charger. Vous devrez lui remettre une lettre de pouvoir qui précise vos noms et prénoms, les siens, la date et la démarche que vous l’autorisez à accomplir en votre nom. 

Mais la procuration nécessite de connaître quelqu’un prêt à se déplacer pour signer le bail et faire l’état des lieux à votre place. Pas toujours évident quand on emménage dans une ville que l’on ne connaît pas encore !

La voie postale

Vous pouvez également demander au bailleur ou à l’agence de vous envoyer le bail et les documents annexes par courrier. Vous les retournerez signés, toujours par La Poste. Un troisième envoi pourra être nécessaire pour vous transmettre votre exemplaire du contrat de location, paraphé par le propriétaire. 

Grâce à la signature du bail par voie postale, vous signez votre contrat sans recourir à un tiers. Mais l’envoi des documents engendre des frais et prend du temps, compte tenu des délais d’acheminement. 

La signature électronique

Vous pouvez aussi recevoir le contrat de location par voie électronique et le signer de chez vous, grâce à votre ordinateur ou votre smartphone. Cette méthode est reconnue légalement par le Code civil et est autorisée pour la signature de baux par la loi ÉLAN. De plus, elle s’inscrit dans la logique de dématérialisation et de simplification des procédures administratives.

La signature électronique permet de signer immédiatement le bail, mais aussi d’identifier l’auteur de la signature et de protéger l’intégrité du document. Le bailleur est sûr que c’est bien le locataire qui a signé, et vous êtes certain que le contrat de location signé est conforme à celui conservé par les autres parties. En effet, une fois paraphé, il est impossible de modifier le document.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Plus sûre, plus rapide et plus pratique, la signature électronique supplante progressivement la procuration et la voie postale pour signer les contrats de location. 

Dans les faits, il existe quatre types de signature électronique :

1. La signature électronique manuscrite ou signature numérique : vous tapez le code de votre carte de crédit, vous signez avec votre doigt sur un écran tactile, vous copiez-collez un scan de votre signature manuscrite.
2. La signature électronique avancée : vous utilisez une clé privée que vous seul connaissez. Le code vous est généralement communiqué par SMS. Parfois, vous devez télécharger votre pièce d’identité pour l’obtenir. 
3. La signature électronique avancée qui repose sur un certificat de signature électronique qualifié : un prestataire de confiance vous délivre un certificat après avoir contrôlé votre identité. Vous utilisez ce certificat pour signer les documents.
4. La signature électronique qualifiée qui, selon le Code civil, est la seule signature équivalente à votre signature manuscrite. Elle nécessite un certificat de signature électronique et une clé personnelle.

Quelle signature électronique pour signer un bail à distance ? 

Pour signer un bail d’habitation électroniquement et à distance, la loi requiert une signature électronique avancée (le niveau 2). Ce mécanisme répond aux exigences du règlement européen eIDAS. Il permet :

• D’identifier le signataire ;
• De lier la signature à son auteur ;
• De garantir l’intégrité de l’acte signé.

Comment se déroule la signature d’un bail à distance ?

Chaque étape contribue à la validité de la signature et à sécuriser le processus. La procédure est la même pour le locataire et le propriétaire.

Étape 1 : l’envoi du bail

Le bailleur crée un bail numérique grâce à un prestataire agréé. Il télécharge le contrat de location ainsi que les documents sur une plateforme. Ils vous sont envoyés par mail ou vous recevez un lien sécurisé pour les consulter en ligne. 

Étape 2 : la signature du bail

Vous lisez le bail et les annexes. Si tout est en règle, vous cliquez sur le bouton « Signer ».

Le prestataire de confiance vous transmet un code par SMS ou parfois par email. Vous entrez cette suite de chiffres et de lettres sur son site pour vous identifier. Vous devez aussi cocher la case qui valide votre consentement. 

Étape 3 : la conservation du bail d’habitation

Vous recevez un exemplaire du bail ou vous le téléchargez après la signature. Le contrat de location est archivé et conservé par le prestataire de confiance. Il est authentifié et ne peut pas être modifié, ni par le locataire, ni par le propriétaire, ni par l’agence immobilière. 

Les précautions à prendre avant de signer un bail numérique quand on est locataire

Voici les points à vérifier avant de signer votre bail à distance pour éviter les arnaques au logement. 

Lorsque vous recevez le mail de l’agence ou le lien de téléchargement pour accéder au contrat de location, vérifiez l’identité de l’émetteur, par exemple en contrôlant l’adresse de l’expéditeur. Vous pouvez aussi appeler le propriétaire ou l’agent immobilier pour qu’il vous confirme qu’il vous a bien adressé le bail numérique.

Vous devez également lire attentivement le bail et les annexes pour vérifier qu’il ne comporte pas d’anomalies. Avant de signer votre contrat de location, contrôlez le montant du loyer, des charges et la durée du bail. 

Enfin, assurez-vous que le prestataire utilisé pour la signature est fiable. Voici plusieurs sites reconnus par l’État :

• YouSign ;
• DocuSign ;
• Docaposte
• LegalySpace ;
• GoodFlag ;
• LiveConsent ;
• Connective ;
• Docage ;
• EverSign ;
• GoSign.

En résumé

Signer un bail à distance fait gagner du temps et de l’argent. Vous pouvez choisir la procuration, vous faire envoyer le contrat de location et les documents annexes par La Poste, ou utiliser la signature électronique. Pour être valable, la signature électronique doit être validée par un prestataire de confiance.