Tout savoir sur la régularisation des charges locatives

Un propriétaire paye directement des charges à la place de son locataire. Il se fait ensuite rembourser par le versement de provisions : c’est la régularisation annuelle des charges locatives. Découvrez la liste des dépenses récupérables et surtout les étapes de la procédure à respecter pour être conforme avec la réglementation. 

Qu’est-ce que la régularisation des charges locatives ? 

Régulariser les charges locatives, c’est récupérer les dépenses versées par le propriétaire au syndic auprès de son locataire. Le fonctionnement est le suivant : 

• le propriétaire paye des charges généralement chaque trimestre au syndic (usage de l’immeuble, services, entretien, petites réparations, taxe locative, etc.) ; 
• le locataire verse tous les mois en plus de son loyer des provisions sur charge ; 
• le calcul du provisionnement renvoie aux montants estimés lors de la précédente régularisation ou du budget prévisionnel dans le cadre d’une copropriété ; 
• la régularisation des charges locatives comble la différence entre les provisions sur charge perçues chaque mois et les dépenses réelles du propriétaire chaque année.

Si la différence est négative, alors le propriétaire a payé plus de charges réelles qu’il n’a récupéré de charges locatives. La régularisation permet d’obtenir le complément manquant.

Si la différence est positive, alors le propriétaire a perçu plus de charges locatives qu’il n’a payé de charges réelles. La régularisation rembourse le trop-perçu au locataire.

Ce principe de règlement en mode réel s’applique obligatoirement pour les locations de biens vides. La formalité survient une fois par an, après la réception du décompte annuel des charges de copropriété. La date n’est donc pas forcément le jour anniversaire du bail locatif. Le montant doit être mentionné dans le contrat de bail. 

Bon à savoir : cas de régularisation des charges pour les locations meublées ?

La régularisation des charges locatives autorise deux modalités de paiement : 

• sous forme de provisions comme pour un bail locatif d’habitation vide. Ce choix requiert d’apporter les justificatifs pour régulariser les charges. Ils doivent être notifiés dans le contrat de location ; 
• sous forme de forfait mensuel. Cette modalité supprime toute procédure de régularisation des charges. La somme reste identique pour le locataire, peu importe si le montant des charges réelles payées par le propriétaire est supérieur ou inférieur.

Quelles sont les charges récupérables par le propriétaire ?

La liste des charges facturables aux locataires est déterminée par décret. Si une dépense est absente de la liste réglementaire, alors le bailleur n’a pas le droit de la répercuter. Les postes de dépenses concernés peuvent être regroupés en trois catégories.

1. Les dépenses associées au bien immobilier loué et à l’usage des parties communes de l’immeuble ou de la copropriété (frais d’électricité pour un ascenseur, fourniture d’énergie pour le chauffe-eau collectif, etc.).
2. Les taxes locatives (taxe d’enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance assainissement).
3. Les frais d’entretien courant et les petites réparations sur les parties communes (fusibles de la cabine d’ascenseur, produits d’entretien de l’eau, station d’épuration, etc.).

Le propriétaire peut aussi inclure les frais des installations individuelles (chauffage et production d’eau chaude, distribution d’eau dans les parties privatives) et le coût d’entretien des parties communes :

• intérieures : achat de produits d’entretien, frais de personnels, appareils types aspirateurs, entretien de la minuterie, de vide-ordures et des tapis ; 
• extérieures : parkings, voies de circulation, aires de jeux, espaces verts (tonte, désherbage, arrosage, engrais, fleurs, plantes de remplacement, etc.).

Une partie de la rémunération des concierges ou des employés de l’immeuble peut également être récupérée auprès du locataire sous conditions.

À noter : la liste des charges locatives récupérables est encadrée par la réglementation (article 23 de loi du 6 juillet 1989).

Si le bail locatif comporte une clause indiquant le remboursement de charges locatives non incluses sur la liste réglementaire, alors la clause est illégale.

Dans le cadre d’un logement social, la liste des charges locatives peut être complétée par un accord collectif.

Combien de temps pour régulariser les charges locatives ?

La loi prévoit un délai de trois ans pour la régularisation des charges récupérables. Même si la gestion se déroule chaque année, ce laps de temps existe aussi bien pour percevoir l’argent dû que pour verser le surplus perçu. Autrement dit, le propriétaire bailleur a l’opportunité de régulariser les deux exercices précédents.

Les motifs d’une régularisation décalée peuvent être consécutifs à un oubli, une négligence ou une ignorance. Les deux parties peuvent contester la procédure, aboutissant à une action en justice pour traiter le litige. L’autorité peut réfuter les raisons du retard de régularisation des charges locatives, si elle estime qu’il s’agit d’un cas volontaire, brutal ou déloyal, ou qu’elle considère que l’une des parties est en tort par rapport à l’exécution du bail. 

Bon à savoir : le juge peut condamner le propriétaire fautif à devoir s’acquitter de dommages et intérêts auprès du locataire lésé. Il est donc essentiel de respecter les étapes de la procédure.

Et si le locataire a déjà quitté le logement ?

La régularisation des charges après le départ de l’occupant est une situation fréquente. La clôture des comptes de copropriété peut intervenir après son déménagement, ce qui rend impossible la régularisation préalable. Durant ce laps de temps, le propriétaire a l’opportunité de contrebalancer ce manque à gagner en gardant une part du dépôt de garantie (20 % maximum).

Les deux parties peuvent aussi choisir de renoncer à la régularisation de charges récupérables sur l’année civile. Les provisions déjà versées aboutissent à un solde de tout compte, en plus de la retenue légale maximum autorisée sur le dépôt de garantie.

Comment la régularisation des charges locatives se déroule-t-elle ? 

Régulariser les charges locatives répond à une procédure en trois étapes.

• Vous devez remettre au locataire un récapitulatif des charges

Le locataire doit être informé du décompte des charges récupérables un mois avant la régularisation. Le propriétaire bailleur lui adresse un document, papier ou dématérialisé, énumérant chaque catégorie de dépenses (ascenseur, espaces verts, eau chaude, etc.). 

Dans le cadre d’une habitation louée au sein d’une copropriété, le propriétaire précise comment sont réparties les charges entre les locataires. Il transmet également une notice d’informations détaillant le coût lié à la production d’eau chaude sanitaire et au chauffage collectif.

• Vous devez fournir les documents justificatifs des dépenses

Le locataire est en droit de demander des pièces justificatives pour constater concrètement les dépenses réalisées. Contrats d’entretien ou simples factures, leur accès doit être possible pendant une période de six mois à partir de l’envoi du décompte des charges locatives.

Sans y être contraint, le bailleur doit permettre au locataire de consulter les résultats relatifs à la dernière procédure de régularisation et le budget prévisionnel de la copropriété. Par contre, pour obtenir les documents comptables, le locataire doit passer par son propriétaire qui fera le relais, et non directement s’adresser au syndic.

• Vous devez calculer le montant de la régularisation

Le calcul des charges locatives à régulariser s’obtient par une simple soustraction :

Montant total des charges payées par le propriétaire – Montant total des charges provisionnées

Un résultat positif indique que les charges réellement payées sont supérieures aux provisions de charges. Le locataire devra s’acquitter d’un supplément auprès du propriétaire bailleur.

Un résultat négatif signifie que les provisions de charges sont plus élevées que les charges réelles. Le propriétaire devra restituer le surplus perçu au locataire.

Bon à savoir : la réglementation (article 23 de la loi n° 89-462) permet au locataire de solliciter un échelonnement des paiements de la dette sur douze mois lors que la régularisation est tardive (au-delà de l’année civile qui suit l’année de leur exigibilité).