Pourquoi optimiser son planning de rendez-vous d’agent immobilier ?

La gestion du planning est l’une des clefs du bon fonctionnement d’une agence, de sa capacité à capter des mandats, à augmenter son nombre de ventes, d’achats et de locations, et à améliorer la satisfaction de ses clients. Parmi les multiples bénéfices de l’optimisation d’un planning de rdv d’agent immobilier, plusieurs sont immédiatement tangibles.  

Mieux gérer l’organisation des visites 

La gestion des visites est un point sensible du planning de l’agent immobilier : les demandes arrivant au fil de l’eau de manière imprévisible, les rendez-vous de visites de biens peuvent impacter l’organisation générale de l’agenda immobilier. Mal réparties et insuffisamment hiérarchisées, les visites peuvent ainsi empiéter sur le temps de prospection, lui aussi essentiel, ou désorganiser la réalisation des tâches administratives, quant à elles chronophages mais incontournables. 

Il est donc important de pouvoir limiter, ou optimiser en les mutualisant, les déplacements nécessaires aux visites de biens à vendre ou à louer. Plusieurs stratégies peuvent être mises en place pour rationaliser un planning de rdv d’agent immobilier :

• Optimiser ses itinéraires

Le conseil semble simpliste, mais optimiser ses déplacements pour les visites passe par une inévitable planification : organiser les rendez-vous par pertinence géographique permet de réaliser des itinéraires logiques et de gagner du temps autant que du carburant. Prendre en compte les temps de trajets entre deux visites permet également aux agents d’être plus disponibles pour le potentiel acquéreur ou locataire. Or, la qualité des visites est un levier important de satisfaction client !

• Hiérarchiser les visites

Parce que la rentabilité d’une agence est directement liée au nombre de ventes, d’achats et de locations qu’elle réalise, bien gérer un planning de rdv d’agent immobilier consiste aussi à savoir hiérarchiser les visites en fonction de la maturité du prospect. Lors de la prise de contact, sonder les intentions et les critères du potentiel acquéreur ou candidat locataire permet de mesurer la maturité de son projet et donc d’évaluer les chances d’aboutir à une transaction. Certains critères (situation géographique, lotissement, mitoyenneté, proximité d’une autoroute, etc.) sont parfois rédhibitoires pour certains acheteurs. Il est préférable de s’assurer que ce n’est pas le cas pour éviter d’organiser une visite sur site inutile.

• Enrichir les annonces 

Les outils digitaux sont des alliés solides et aujourd’hui incontournables pour optimiser son planning de rdv d’agent immobilier. Ils permettent notamment l’enrichissement des annonces, à l’aide de vidéos, de photos panoramiques, de vues du ciel et de visites en 3 dimensions : en informant davantage les prospects en amont, de nombreuses visites inutiles sont évitées. Les rendez-vous de visites de biens s’adressent majoritairement à des prospects qualifiés, qui ont une intention d’achat et un réel intérêt pour le bien.

Gagner du temps en gérant mieux ses tâches chronophages

L’un des enjeux d’une bonne gestion du planning de rdv d’agent immobilier consiste à laisser la place nécessaire à la réalisation des tâches administratives. C’est justement parce que celles-ci peuvent être chronophages et empiéter sur les tâches à plus forte valeur ajoutée (visites, prospection), qu’il est essentiel de les envisager avec une organisation rigoureuse. Certaines tâches administratives revêtent des enjeux réglementaires, notamment celles liées à la comptabilité et à la fiscalité. Pour être en conformité, il est essentiel de respecter des délais légaux et donc de ne pas repousser ces tâches continuellement. D’autres tâches administratives constituent des enjeux de satisfaction client, et ont ainsi un impact direct sur la réussite et la notoriété de l’agence : il s’agit entre autres de l’organisation des signatures de vente, de la réalisation des dossiers d’estimation de biens, ou encore de la validation des dossiers de location. Tous ces enjeux font qu’un bon planning doit laisser des créneaux fixes pour l’administratif. Dans une recherche d’efficacité, il est conseillé de regrouper les tâches similaires, relatives à la gestion locative, aux estimations de biens, etc, sur un même créneau. 

Intégrer la prospection à son planning rdv d’agent immobilier

Un bon planning de rdv d’agent immobilier doit permettre au professionnel d’effectuer quotidiennement des actions de prospection. Celles-ci sont en effet nécessaires pour capter des mandats et développer la notoriété de l’agence. Les différents rendez-vous posés en agence ou à l’extérieur doivent donc être fixés seulement après avoir déterminé des créneaux immuables dédiés à la prospection. Ainsi, celle-ci ne risque pas d’être négligée ! L’organisation de la prospection ne doit pas être laissée au hasard : certains créneaux horaires sont davantage propices au porte-à-porte, d’autres au démarchage téléphonique, d’autres encore à l’emailing et aux campagnes sms. La présence sur les réseaux sociaux demande par ailleurs un investissement régulier. Une bonne stratégie de prospection doit donc consister en des actions cohérentes et coordonnées, dont la place dans votre agenda immobilier doit être réfléchie et anticipée.

Agenda en ligne : comment le digital aide à optimiser le planning rdv de l’agent immobilier

Le recours au digital est désormais un incontournable levier de concurrentialité pour les agences immobilières. Des outils de marketing digital à la plateforme immobilière complète qui offre une expérience utilisateur optimale aux clients, il existe différentes manières pour les professionnels du secteur de se démarquer grâce au numérique. Des outils de planification permettent notamment d’optimiser et de rationaliser le planning de rdv de l’agent immobilier. L’agenda en ligne est une solution aux fonctionnalités d’automatisation multiples qui permettent aux agences d’optimiser les plannings des agents : configuration de rappels automatiques qui évitent les pertes de temps liés aux rendez-vous non honorés, génération de rendez-vous en ligne, préqualification des prospects acquéreurs ou des candidats locataires, messagerie intégrée, centralisation des contacts liés à un bien ou issus de différentes annonces, etc. La solution Garantme, qui fiabilise vos process et centralise la gestion de vos dossiers de location, intègre ainsi un agenda 100 % en ligne qui vous permet d’organiser au mieux votre planning d’agent et donc de gagner en temps, en fiabilité et en efficacité.