Comment organiser son agenda d’agent immobilier ?

Bien organiser son agenda de professionnel de l'immobilier est l’un des piliers pour la réussite de son agence. Inversement, une mauvaise organisation peut être source d’échec. En plus des fondamentaux à respecter pour adopter une organisation idéale, il existe des outils qui facilitent la planification des tâches et permettent aux agents d’optimiser leur agenda. 

Les fondamentaux de l’organisation d’un agenda immobilier

Les missions de l’agent immobilier comprennent de nombreuses tâches chronophages, qui peuvent mettre à mal son organisation quotidienne et qui lui laissent peu de temps pour la prospection. L’enjeu d’une organisation efficiente se situe là : pour une activité rentable, il faut pouvoir capter des mandats et être en mesure de gérer un certain nombre de dossiers, qu’il s’agisse de dossiers de gestion locative ou de biens à vendre. 

• Anticiper

Le premier point fondamental pour bien organiser son agenda d’agent immobilier est celui de la planification en amont : l’idéal étant de lister de manière hebdomadaire l’ensemble des tâches de la semaine suivante, de les prioriser et de les répartir dans son agenda. 

• Hiérarchiser

Il est important de prioriser dans son agenda les tâches à forte valeur ajoutée : la prospection en fait partie. L’inscrire à son planning permet de ne pas la négliger en se laissant déborder par d’autres tâches. Essentielle pour développer un portefeuille de biens, la prospection peut ainsi être planifiée sous forme de créneaux d’une à deux heures quotidiennes. Sur différents horaires selon le type de prospection (téléphone, sms, porte-à-porte, mails, réseaux sociaux), et selon le profil des prospects (artisans et commerçants, ménages, etc.).

• Traiter les demandes

Même si la pression semble moindre dans le cadre d’un mandat exclusif que dans le cadre d’un mandat simple, il est important de rester réactif dans ses réponses aux demandes des potentiels acquéreurs.

• Organiser les visites

La planification des visites est l’un des points importants pour organiser son agenda d’agent immobilier de la manière la plus efficiente. Ici aussi, la priorisation est la clef : le degré de maturité du projet immobilier de l’acquéreur doit être pris en compte pour hiérarchiser les rendez-vous de visites de biens. Les visites qui concernent des prospects en recherche active doivent ainsi être organisées dans les meilleurs délais.

• Planifier les tâches administratives

Certaines tâches, comme la prospection et les visites, doivent être considérées comme intouchables quand il s’agit d’organiser son agenda d’agent immobilier. Il reste alors peu de place pour l’administratif. La règle en la matière est à nouveau de hiérarchiser, en privilégiant les tâches administratives qui ont un impact sur la satisfaction client : dossiers d’estimation ou organisation de signatures de ventes. D’autres tâches ont moins d’impact sur les clients mais doivent tout de même être effectuées à un moment ou un autre. Le plus efficace est donc de regrouper les tâches administratives de même type sur un même créneau horaire de l’agenda. 

Quels sont les outils d'un agent immobilier ?

Le digital fait aujourd’hui partie du quotidien de l’agent immobilier. De nombreux outils lui permettent d’être plus efficace dans ses démarches de prospection, d’offrir une meilleure expérience à ses clients et d’optimiser son organisation pour gagner en efficience. Parmi eux, les outils vidéo, et notamment les visites virtuelles, qui permettent de réduire l’organisation de visites sur site qui ne mèneront pas à une vente. Le site internet et les réseaux sociaux permettent quant à eux une visibilité sur le web, aujourd’hui incontournable. Des logiciels spécifiquement développés pour les professionnels de l’immobilier permettent enfin aux agents d’offrir une qualité de service optimale à leurs clients : gestion des documents, signature électronique, télépaiement des loyers, ou encore garant en ligne.

🚀 Prêt à simplifier votre gestion locative ? Testez gratuitement la Console Premium Garantme, pendant 14 jours. Faites le bon choix, simplifiez-vous la vie 👇

Outils de planification pour mieux organiser son agenda d’agent immobilier

Des solutions logicielles sont aussi prévues pour permettre aux agents immobiliers une meilleure organisation de leur planning. Spécifiquement pensés pour organiser son agenda d’agent immobilier, les outils de planification permettent aux professionnels de gagner en temps et en productivité. Les missions de l’agent immobilier sont très spécifiques, et seule une solution développée précisément pour cette activité offrira des fonctionnalités vraiment utiles et une parfaite compatibilité avec l’environnement de l’agence ou de l’agent. C’est notamment ce que propose la plateforme de gestion Garantme pour agence immobilière : des fonctionnalités adaptées aux besoins des professionnels de l’immobilier, mais aussi aux candidats visiteurs (acquéreurs ou locataires).

Les fonctionnalités d’un agenda spécifique pour agent immobilier

Les fonctionnalités attendues d'un logiciel aidant à organiser son agenda d’agent immobilier vont de la génération des rendez-vous de visites à la configuration de rappels automatiques. Elles ont pour but de diminuer le nombre de rendez-vous non honorés, source d’une perte de temps importante pour les agents.

De nombreuses fonctionnalités d’automatisation, notamment pour la préqualification des candidats acquéreurs et des candidats locataires, offrent un gain de temps considérable et permettent aux agents de gérer davantage de dossiers. 

Un agenda immobilier a aussi pour but de centraliser les données pour vous faire gagner en efficacité : une messagerie intégrée vous permettra par exemple de regrouper vos conversations avec vos différents clients. Vous pouvez également centraliser les demandes de contacts issues de différentes annonces de biens à vendre ou à louer.

Dans le cadre d’une mission de gestion locative, la collecte et la gestion des dossiers de location peuvent se faire de manière totalement sécurisée sur une solution 100 % dédiée à l’immobilier. En plus d’optimiser l’organisation de votre agenda d’agent immobilier, c’est l’ensemble de vos process qui sont fiabilisés. Vous gagnez en temps et en efficacité, avec à la clef plus de marge de manœuvre pour prospecter : le cœur de votre métier !