Dossiers locatifs : comment rendre les locataires plus autonomes ?

Selon une enquête menée par Garantme, la majorité des agences immobilières collectent désormais les dossiers locatifs par email. Toutefois, près de la moitié des professionnels interrogés acceptent encore les dossiers papier remis en main propre. 

Ainsi, même si les agences immobilières privilégient aujourd’hui la voie numérique pour récolter les dossiers de location, leurs pratiques peuvent être optimisées. En effet, il existe des solutions simples pour permettre aux locataires de déposer eux-mêmes leurs pièces justificatives dans un espace sécurisé. 

L’objectif ? Encourager l’autonomie pour améliorer la relation client, réduire les erreurs et faire gagner du temps aux agents immobiliers.

Découvrez pourquoi et comment favoriser l’autonomie des locataires pour le dépôt de leur dossier de location. 

Pourquoi encourager l’autonomie des locataires pour le dépôt du dossier locatif ?

Permettre aux candidats de déposer eux-mêmes leur dossier locatif présente un double avantage : 

• Le quotidien des agences immobilières est simplifié ;
• Les locataires bénéficient d’une meilleure expérience client. 

Quels bénéfices pour l’agence immobilière ?

Encourager l’autonomie des locataires permet avant tout aux professionnels de l’immobilier de gagner un temps précieux, notamment pendant la haute saison locative. En effet, de juin à septembre, la charge de travail des agents immobiliers est intense : par manque de temps, ils doivent parfois négliger certains aspects pourtant incontournables de leur métier (vérification des dossiers, conseil aux clients, etc.). 

Avec le dépôt de dossier autonome, ils limitent les échanges avec chaque candidat : 

• Transmettre la liste des pièces justificatives à fournir (avis d’imposition, fiches de salaire, etc.) ;
• Confirmer la bonne réception des documents ;
• Relancer en cas de pièces manquantes.

Ce gain de temps permet aux agents immobiliers de se recentrer sur leur cœur de métier. Mais aussi de se consacrer à des missions à forte valeur ajoutée, comme le conseil aux clients ou la vérification des profils. 

Ils peuvent également raccourcir leurs délais de traitement, ce qui permet aux candidats d’obtenir rapidement une réponse et aux propriétaires bailleurs de limiter au maximum la vacance locative.

De plus, ce service permet de moderniser l’image de l’agence immobilière : un atout de taille pour se démarquer d’une concurrence qui peine à digitaliser son activité ! 

Quels avantages pour le locataire ?

Le dépôt autonome des dossiers est apprécié des candidats, car cette solution leur offre davantage de flexibilité et de réactivité dans un contexte souvent stressant. 

En effet, dans un marché locatif tendu, le moindre retard ou oubli peut vous faire passer à côté de l’appartement de vos rêves : 

• Ils peuvent transmettre leurs justificatifs à tout moment, sans contrainte d’horaires, où qu’ils se trouvent, à condition de disposer d’un accès à Internet ;
• S’il manque un document, une notification leur permet de remédier au problème rapidement, sans attendre un retour de l’agence.

De plus, si l’outil de dépôt est sécurisé, les locataires sont rassurés : leurs données sont en lieu sûr.

Comment rendre les locataires plus autonomes pour le dépôt de leur dossier de location ? 

Pour favoriser l’autonomie des candidats, les agences immobilières ont tout intérêt à s’équiper d’un logiciel de gestion locative intégrant un module de dépôt de dossier en ligne.

Un dépôt de dossier autonome 

L’outil de dépôt doit idéalement proposer des fonctionnalités avancées pour avoir un réel impact sur l’autonomie des candidats : 

• L’espace doit être sécurisé et conforme au RGPD pour garantir la protection des données personnelles ;
• Il doit également être personnalisé en fonction du profil du locataire (étudiant, salarié, indépendant, retraité, etc.) afin que seuls les bons documents soient demandés ;
• Une notification doit automatiquement être envoyée en cas de pièce manquante pour permettre au candidat de compléter son dossier dans les meilleurs délais ;
• Enfin, l’outil doit aussi posséder une interface intuitive pour être accessible aux utilisateurs peu à l’aise avec le numérique. 

Les atouts d’un outil de dépôt des dossiers locatifs

En plus de simplifier la vie des locataires, cet outil offre de nombreux avantages aux professionnels de l’immobilier :

• Une centralisation de toutes les candidatures, réduisant le risque de perdre des documents sensibles et facilitant le suivi en temps réel.
• Une automatisation des tâches répétitives, comme l’envoi de la liste des pièces justificatives ou la relance en cas de dossier incomplet.

Certains outils, comme la Console de Garantme, vont encore plus loin en intégrant une fonctionnalité de pré-qualification automatique des candidats selon leur solvabilité. L’agent immobilier peut ainsi se concentrer sur les profils les plus pertinents, afin de gagner en efficacité.

La Console de Garantme pour simplifier la gestion des dossiers locatifs

Votre agence immobilière est à la recherche d’un logiciel de gestion locative qui embarque un module de dépôt des dossiers de location ? 

La Console de Garantme est un outil très complet répondant à vos besoins. 

En effet, grâce à lui, les candidats peuvent déposer leurs documents sur un espace sécurisé en toute simplicité : en 5 minutes à peine, leur dossier locatif est transmis à l’agence immobilière, même sans la moindre compétence technique ! 

De plus, il facilite l’analyse des dossiers locatifs grâce à ses fonctionnalités avancées : 

• Vérification automatique des justificatifs déposés par le locataire ;
• Pré-sélection des meilleurs profils ;
• Envoi d’une réponse automatique aux candidats (dossier refusé/accepté).

Envie d’en savoir plus sur la Console ? Contactez un conseiller Garantme pour découvrir toutes les facettes de notre solution !