Pourquoi digitaliser la gestion de vos dossiers locatifs ?

Votre agence immobilière a déjà envisagé de digitaliser la gestion des dossiers locatifs, mais le changement demande du temps et soulève de nombreux questionnements. Quels avantages concrets pouvez-vous en tirer ? La transition digitale est-elle vraiment un atout pour votre agence ?

Garantme fait le point sur les pratiques actuelles et sur les avantages d’enclencher le virage du numérique dans le secteur de l’immobilier locatif. 

La gestion des dossiers locatifs en 2025

À l’heure actuelle, comment les agences immobilières traitent-elles la collecte et la vérification des dossiers locatifs ? L’usage des outils numériques se développe-t-il ? Les méthodes manuelles sont-elles en perte de vitesse ? 

Loi ELAN et digitalisation des pratiques 

Promulguée en 2018, la loi ELAN (Évolution du Logement, de l’Aménagement et du Numérique) a marqué une avancée majeure dans la modernisation du secteur de l’immobilier locatif en instaurant des mesures clés : 

• La généralisation de la signature électronique pour l’acte de caution solidaire ;
• La dématérialisation des diagnostics immobiliers ;
• Et surtout la mise en place du bail numérique avec signature électronique. 

L’objectif ? Fluidifier les échanges entre bailleurs, locataires et agences immobilières tout en garantissant plus de sécurité et de transparence dans la gestion locative.

Méthode traditionnelle Vs numérique

Bien que le bail numérique avec signature électronique soit obligatoire depuis le 24 avril 2020, la digitalisation de la gestion des dossiers locatifs reste un défi pour de nombreuses agences immobilières. 

Concernant la collecte des dossiers, une étude récente de Garantme révèle que la plupart des agences demandent aux candidats de transmettre leur dossier par email. Beaucoup acceptent également les dossiers papier déposés en main propre. 

Ce n'est pas sans conséquence : 

• Les allers-retours entre l’agence et le locataire sont fréquents lorsque des pièces justificatives manquent, allongeant inutilement le processus ;
• La gestion manuelle des documents comporte un risque, à savoir, la perte de dossiers contenant des informations sensibles. 

Pour éviter ces déconvenues, des outils numériques existent. 

Les candidats pour un logement en location peuvent désormais déposer leurs pièces justificatives sur une plateforme sécurisée, leur offrant un suivi en temps réel tout en garantissant la protection de leurs données personnelles.

Quant à la vérification des dossiers locatifs, l’adoption des outils numériques reste encore marginale. Pourtant, ces solutions permettent de réduire le temps de traitement, d’optimiser les coûts internes et d’améliorer l’expérience client en offrant plus de rapidité et de transparence.

Les avantages de la digitalisation des dossiers locatifs 

Si les agences immobilières peinent encore à se digitaliser, c’est en partie parce qu’elles n’ont pas saisi en quoi les outils numériques vont leur permettre d’améliorer leurs pratiques. Pourtant, la digitalisation de la gestion des dossiers locatifs possède des bénéfices concrets pour les professionnels du secteur immobilier. 

Gagner du temps

Digitaliser la gestion des dossiers locatifs fait gagner du temps aux agents immobiliers. En automatisant les tâches répétitives et chronophages, ils peuvent se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée pour leur agence immobilière, comme la prospection de nouveaux mandats ou l’amélioration de la relation client.

Par exemple, une plateforme de gestion locative peut permettre aux candidats de déposer eux-mêmes leur dossier sur un espace sécurisé. En cas de pièce manquante, ils sont immédiatement notifiés, évitant ainsi de nombreux allers-retours avec l’agence. Une fois le dossier complété et pré-qualifié par l’outil, l’agent immobilier reçoit une notification et n’a plus qu’à vérifier les informations avant de valider ou de refuser la candidature.

Ici, la digitalisation simplifie et accélère le traitement des dossiers locatifs, tout en réduisant les risques d’erreur et d’oubli.

Améliorer sa relation client

La digitalisation de la gestion des dossiers locatifs renforce la satisfaction des bailleurs comme des locataires. 

D’un côté, les propriétaires apprécient la réactivité du numérique, qui leur permet de rapidement trouver un locataire fiable. De plus, certaines plateformes de gestion locative permettent d’accéder aux dossiers de locataires déjà certifiés, garantissant ainsi un niveau de sécurité supplémentaire dans un contexte où les impayés de loyer restent une préoccupation majeure.

Du côté des candidats à la location, les outils numériques simplifient grandement le dépôt et le suivi des dossiers. Ils peuvent soumettre leurs documents, y compris avec des données sensibles, en toute autonomie sur une plateforme sécurisée et conforme au RGPD. Cette transparence leur permet de suivre en temps réel l’avancement de leur dossier, réduisant ainsi l’incertitude et renforçant leur sentiment d’être considérés par l’agence.

Proposer un service à valeur ajoutée

À l’heure où toutes les agences immobilières n’ont pas encore amorcé leur transition digitale, s’équiper d’un logiciel performant représente un véritable levier de différenciation. 

En effet, une gestion locative moderne est un argument de poids pour attirer de nouveaux propriétaires et fidéliser la clientèle. En combinant l’expertise de ses agents avec des solutions technologiques avancées, votre agence immobilière peut simplifier ses procédures tout en sécurisant les investissements locatifs de ses clients.