Le digital pour mieux gérer son activité

Visite à distance des biens immobiliers avec utilisation de la réalité virtuelle, prise de rendez-vous ou encore réception automatisée des dossiers locatifs : les solutions pour augmenter les bénéfices d’une agence immobilière ne manquent pas. De tels outils évitent certaines tâches manuelles, chronophages et sans réelle valeur pour les équipes. De plus, ils rehaussent l’image de marque qui paraît, à juste titre, plus moderne, à la pointe de la technologie. 

Mais avant de poursuivre, il paraît pertinent de s’intéresser au point de vue des professionnels qui ont déjà passé le cap de la digitalisation. 

En décembre 2022, Garantme organisait un sondage impliquant 358 agences immobilières. 100% d’entre elles estiment qu’aujourd’hui, les outils numériques sont devenus indispensables dans leur quotidien. 92% estiment qu’ils permettent de se concentrer sur leur cœur de métier, à savoir, la relation client. 

Malgré leur satisfaction, ces professionnels imaginent des axes d’amélioration : la gestion de tout le digital depuis une seule et même plateforme qui est une attente récurrente chez plus de 6 agences sur 10. 

Pour aller plus loin, découvrez les avantages de tels outils et comment il est possible de doper son chiffre d’affaires en peu de temps.

Quels outils pour une prospection plus efficace ?

Tout entrepreneur a un objectif sous-jacent : gagner en productivité. Pour cela, il faut accepter de changer ses habitudes, sortir de sa zone de confort et découvrir les nouveaux outils du web. 

Mieux gérer son agenda

Les meilleurs outils permettent de créer en quelques minutes et de manière très simple, un email personnalisé et de l’envoyer à différents groupes de prospects. Un gain de temps considérable si l’on compare à la rédaction d’un mail unique envoyé à un destinataire unique. 

Le planning est modifiable à l’infini. Il est possible de configurer des rappels pour les moments-clés de la journée. 

Ces outils peuvent être associés à une autre boîte mail. Ainsi, le professionnel n’a pas besoin de consulter plusieurs messageries et dirige tout depuis le même endroit. 

De nombreux outils qualitatifs permettent de gérer la prise de rendez-vous facilement, en quelques clics. Grâce à cela, il est notamment possible de passer à la réservation en ligne sans heurts à condition d’en informer le carnet d’adresses. 

Réduire le temps accordé à la prise de renseignements

Il est tout à fait envisageable de mettre en place un chatbot sur la page Facebook de l’agence immobilière ou sur le site officiel. Ainsi, les questions les plus fréquentes sont traitées sans que le client dérange le professionnel. 

Ce dernier paramètre le chatbot en fonction des préoccupations de sa cible. Faire une étude de marché en amont est donc essentiel. Cet outil complète à merveille la prise de rendez-vous en ligne. 

Les visites virtuelles pour ne rencontrer que les leads qualifiés

Le plus intéressant arrive maintenant. Il existe des logiciels qui permettent à l’internaute de visiter un bien immobilier depuis son ordinateur, sans sortir de chez lui. L’agent immobilier n’a qu’à importer une vidéo 360° du logement, et le tour est joué ! 

C’est un service apprécié des locataires et acheteurs qui visualisent mieux leur espace de vie. 

De cette manière, le bien ne convenant pas à tout le monde, il est possible de faire un premier tri et d’obtenir des leads qualifiés pour les visites physiques. Un sacré gain de temps ! 

Les meilleurs logiciels fonctionnent avec des drones qui capturent chaque angle du bien immobilier et le reproduisent dans un décor en haute définition. C’est presque plus beau qu’en vrai. Il existe aussi des outils moins chers. C’est alors le professionnel de l’immobilier lui-même qui se charge de filmer l’environnement. 

Le paiement d’un logiciel peut se faire de manière mensuelle. Il faut compter un budget de 250€ par mois. L’agence a aussi le choix d’acheter directement une licence et une caméra, auquel cas, il faut compter un investissement de minimum 5 000€. 

La planification des visites

De nouvelles solutions digitales ont vu le jour et elles sont extrêmement complètes. Leur objectif : permettre aux professionnels de gagner en efficacité afin qu’ils puissent se concentrer sur leur cœur de métier : prospection, service client, administratif...

Dans cette optique, certains outils permettent de programmer les visites sans un accro à l’horizon. L’agence bénéficie par ailleurs d’un robot rédacteur, un logiciel pour retoucher les photos et même, la possibilité de prévoir des visites virtuelles. Il paraît pertinent de se renseigner en amont et de comparer car les formules les plus perfectionnées intègrent la visite virtuelle à leur plateforme. Cela évite à l’agence d’acheter un outil précis pour scanner le logement et le reproduire en 3D. 

Le dernier avantage est souvent celui qui fait mouche : les meilleurs outils de prise de rendez-vous sont capables de gérer les réseaux sociaux, le référencement Google et la publicité. Ils deviennent donc presque incontournables pour ceux qui veulent augmenter leur chiffre d’affaires sans y consacrer trop de temps. 

Le professionnel se concentre ainsi sur l’essence de son métier et automatise les tâches les plus chronophages. 

Les outils pour mieux gérer son quotidien

Entre relances de loyers impayés, prospection et contact client, les journées d’un agent immobilier sont bien remplies. Comment gérer tout cela au mieux, accroître son efficacité et finalement, augmenter son chiffre d’affaires ? Voici quelques idées.

La gestion des produits d’assurances

Il est certain qu’en matière de gestion de produit d’assurances, l’efficacité et la rigueur sont de mise. Voici des exemples des tâches qu’il est possible de réaliser avec de tels outils. 

• Comparer en un clic tous les contrats d’assurances pour trouver le meilleur (filtres qui prévoient l’insertion des caractéristiques du bien immobilier et le profil du locataire). 
• Envoyer des documents (baux locatifs, pièces justificatives…) en temps réel à l’assurance via des formulaires dynamiques : cela permet un traitement plus rapide et une meilleure fluidité. 
• Voir le travail de ses équipes et la progression de leurs ventes,
• Signer des devis plus rapidement,
• Avoir une vue d’ensemble sur tous les contrats d’assurance en cours. 

Les outils sont généralement faciles d’utilisation et évitent de se déplacer toutes les semaines jusqu’aux locaux de la compagnie d’assurance ou de les appeler tous les quatre jours. Désormais, tout se fait en ligne. C’est un gain de temps considérable. Pour rappel, la signature électronique a légalement la même valeur qu’une signature manuscrite (article 1316-1 de la loi 2000-230 du 13 mars 2000). 

La gestion des dossiers locatifs

Encaissement des loyers, rédaction de bail ou encore envoi automatisé des quittances, le logiciel de gestion des dossiers locatifs est un véritable atout. Encore une fois, c’est avantageux pour l’image de l’agence, mais ce n’est pas tout. Cela accélère les transmissions de documents et régule les coûts. 

Les meilleurs outils de gestion des dossiers locatifs sont vraiment très complets. Tout d’abord, il y a une interface pour les locataires. Grâce à cela, ils peuvent consulter leurs dépenses en temps réel et payer instantanément leur loyer. Ils téléchargent leur quittance automatiquement et, en un clic, signalent tout problème ou dysfonctionnement à l’agence immobilière. 

Cela désengorge le standard et réduit les appels téléphoniques. Cette option permet d’externaliser complètement le secrétariat. Ainsi, l’agence réduit la masse salariale et augmente les bénéfices. 

Ensuite, il y a l’interface pour le professionnel. Ce dernier a accès à une vue d’ensemble sur son parc locatif, les revenus qu’il génère ainsi que les tâches qu’il a effectuées dans la journée. 

Une alerte lui rappelle les impayés de chaque locataire et déclenche l’envoi d’un mail de relance automatisé. Grâce à cela, il est possible de gérer aussi bien un parc de locations saisonnières que les difficultés rencontrées avec le syndic de copropriété. 

Les transactions immobilières sont renseignées dans le tableau de bord. Le professionnel voit ainsi quels sont ses appartements vacants et le taux d’occupation de son parc de logements. 

En regardant bien, on voit qu’il existe des fonctionnalités spécifiques, qui dispensent l’agence de tâches laborieuses. Certains outils génèrent l’état des lieux d’entrée du locataire ou mettent à jour la régularisation de ses charges. L’agence n’a plus rien à faire. Elle reçoit simplement une notification qui la tient informée du bon déroulement des opérations.

Tous les petits tracas de la gestion locative sont concentrés en un même endroit. Un service appréciable qui permet encore une fois de se concentrer sur l’essence de son métier : la relation client et la vente. 

Le CRM immobilier

Un CRM immobilier est un logiciel qui facilite et accélère le processus de vente en centralisant toutes les informations sur les biens et les clients. En un clic, le professionnel trouve toutes les données dont il a besoin, tantôt sur les caractéristiques d’une maison à louer, tantôt sur le profil d’un locataire. Il peut aussi coordonner les actions de son équipe, voir où ils en sont dans leur planning, estimer le montant de leurs transactions, et surtout, automatiser l’envoi d’emails. 

Ces outils sont très faciles d’utilisation. Ils utilisent un code couleur qui passe du vert si le bien immobilier est toujours vacant au rouge s’il n’est plus sur le marché. Un clic supplémentaire lui permet de trouver toutes les informations qui s’y rapportent.

Le service après-vente, la gestion du portefeuille locatif et la gestion des campagnes commerciales font aussi partie des avantages.

Le CRM immobilier répond à de nombreux besoins et centralise toutes les informations dont l’agent immobilier pourrait avoir besoin au quotidien. Désormais, il n’a plus besoin de consulter son agenda, puis de se rendre encore sur un autre outil pour programmer le mailing. Tout se passe en un lieu unique.

L’aspect commercial n’est pas en reste. 

• Fiches clients, 
• Prise de notes sur les échanges téléphoniques,
• Stockage des conversations audios avec le client, 
• Association avec des applications, réseaux sociaux et des messageries,
• Planning actualisé en temps réel,
• Pipelines clairs et lisibles en quelques secondes. 

Les fonctionnalités et les bénéfices ne se comptent plus. C’est pour cela que cette solution est devenue essentielle pour toute agence immobilière qui souhaite augmenter son chiffre d’affaires.