Les étapes pour déclencher les versements en cas d’impayé locatif

Face à un impayé locatif, les agences immobilières doivent suivre un processus rigoureux pour protéger les intérêts du propriétaire et maintenir une relation professionnelle avec le locataire. Initialement, un appel téléphonique est recommandé pour clarifier la situation. En parallèle, un courrier de relance est envoyé, rappelant le montant impayé et fixant une nouvelle échéance. 

En l'absence de paiement, une mise en demeure est adressée, 15 jours après l'échéance initiale, ouvrant la voie à une indemnisation en cas de litige. Enfin, si le locataire persiste dans son impayé, les pièces nécessaires à l'indemnisation doivent être transmises à l'assureur, tout en respectant les normes légales en vigueur pour éviter les sanctions financières. Ce processus assure une gestion transparente et efficace des impayés locatifs, renforçant la confiance des propriétaires bailleurs dans les services des agences immobilières.

Les règles à suivre en cas d’impayé 

La première des choses à faire en cas de retard de versement du loyer est de téléphoner au locataire. Une erreur, un oubli peuvent arriver à tout le monde. Cela permet de montrer l’intention d’arrangement à l’amiable de l’agence immobilière et de rester en bons termes avec les personnes de bonne foi. C’est important si une médiation est décidée.

Le courrier de relance à J+1

Parallèlement à cet appel, l’agence doit envoyer un courrier de relance au locataire pour rappeler le montant de la dette et l’échéance à laquelle elle devait être payée. La date de l’envoi du courrier doit impérativement être mentionnée, tout comme l’injonction de payer sous 8 jours. Ce modèle officiel permet de n’omettre aucune des mentions légales.

Il est préférable de l’envoyer en recommandé avec accusé de réception. Le cachet de La Poste fait foi de la date d’envoi : il est irréfutable. Gare à ne pas oublier la signature ! 

La mise en demeure à J+15

La mise en demeure est l’étape suivante. Elle doit être envoyée 15 jours après la date supposée du paiement de loyer. Cette démarche juridique ouvre le droit au propriétaire à recevoir une indemnisation pour compenser le défaut de paiement. L’agence profite de ce courrier pour rappeler la somme due, la date attendue de la régularisation et pour finir, le professionnel appose sa signature. Il doit lui aussi être envoyé en recommandé avec accusé de réception ou mieux, être rédigé puis envoyé par un huissier. Pour rappel, certains contrats de GLI remboursent aussi les frais de justice inhérents aux litiges.

Transmission des différentes pièces à la compagnie d’assurance à J+60 

La liste de pièces varie en fonction de l’assureur. Elle est généralement assez longue. L’agence immobilière doit aussi remplir un CERFA de déclaration de sinistre.

Il faut toutefois prendre garde à rester dans le cadre légal. En effet, auparavant, les agences avaient le droit de demander tous les justificatifs qu’elles voulaient. Cela a donné lieu à des abus. Une liste exhaustive des documents dont la demande est autorisée est désormais à leur disposition. Elles peuvent exiger un unique justificatif par catégorie :

• Identité (carte d’identité, passeport, permis de conduire…),
• Domicile (facture de gaz, quittance de loyer…),
• Revenus (avis d’imposition, fiche de paie, facture…),
• Situation professionnelle (attestation de l’employeur…),
• Un RIB.

Ne pas respecter ce décret n°2015-1437 du 5 novembre 2015, c’est risquer entre 3 000€ et 15 000€ d’amende.

Ces pièces doivent être communiquées à l’assureur pour que la procédure d’indemnisation soit enclenchée. 

En bref 

Face à un impayé locatif, les agences immobilières doivent donc suivre un processus méthodique pour garantir la protection des propriétaires tout en maintenant des relations professionnelles avec les locataires. Après un appel téléphonique initial pour clarifier la situation, un courrier de relance est envoyé pour rappeler le montant impayé et fixer une nouvelle échéance. En l'absence de paiement, une mise en demeure est envoyée, 15 jours après l'échéance initiale, ouvrant la voie à une indemnisation en cas de litige. Enfin, si l'impayé persiste, les pièces nécessaires à l'indemnisation doivent être transmises à l'assureur, tout en respectant les normes légales en vigueur. Ce processus garantit une gestion transparente et efficace des impayés locatifs, renforçant ainsi la confiance des propriétaires bailleurs dans les services des agences immobilières. En suivant ces étapes rigoureuses, les agences peuvent résoudre les impayés de manière professionnelle tout en préservant les relations avec les locataires et en protégeant les intérêts des propriétaires.