Comment gérer un dossier de gestion locative
Gérer un dossier de gestion locative nécessite des compétences et des qualités,... Voir plus
13 avril 2023
En plus de leurs missions d’intermédiaires dans les transactions immobilières, de nombreuses agences assurent également des prestations de gestion locative. Le nombre de dossiers de gestion locative gérés par un salarié varie selon l’étendue des missions de l’agent, selon les prestations comprises dans le mandat et selon les process mis en place pour cette gestion.
Quelles missions pour le salarié gestionnaire locatif ?
Le nombre de dossiers de gestion locative gérés par un salarié varie considérablement selon l’étendue des prestations contractualisées dans le mandat de gestion locative. Les missions et le temps consacrés à un dossier sont ainsi différents selon le nombre de tâches déléguées par le propriétaire mandataire. Les agences proposent en effet à leurs clients plusieurs solutions selon leurs besoins. Les solutions les plus basiques peuvent se restreindre à la gestion courante du bien loué à titre d’habitation ou de local professionnel, incluant le versement mensuel du loyer et l’élaboration des comptes-rendus financiers.
Les solutions les plus complètes comprennent la mise en location du bien de l’estimation du loyer jusqu’à la remise des clefs au locataire en passant par l’étude des candidatures (solvabilité et garants) et la validation du dossier de location. Durant le bail, les mandats de gestion locative peuvent également comprendre un accompagnement fiscal (aide à la déclaration des revenus fonciers), l’organisation des travaux de rénovation, ou encore la représentation du propriétaire auprès de la copropriété. Les mandats aux options les plus nombreuses incluent davantage de missions et de tâches administratives : ils limitent donc de fait le nombre de dossiers gérés par un salarié, mais sont aussi facturés plus cher aux propriétaires.
Comment augmenter le nombre de dossiers de gestion locative gérés par un salarié
La rentabilité d’une agence de gestion locative tient en partie au nombre de dossiers gérés par un salarié. L’augmentation de cette capacité est un levier de croissance indéniable pour une agence immobilière, à condition qu’elle ne se fasse pas au détriment de la qualité de services et de la réputation de l’agence.
Spécialisation des agents
La spécialisation en gestion locative est l’un des moyens permettant d’augmenter le nombre de dossiers suivis par un salarié. En se concentrant sur l’activité de gestion locative, l’agence ou l’agent va optimiser ses process. L’organisation de son planning hebdomadaire sera par ailleurs simplifiée. Gérer uniquement des dossiers de gestion locative permet de regrouper des tâches similaires et de rationaliser les déplacements. Dans les plus grandes agences, l’activité de gestion locative peut même être subdivisée en sous-spécialisations : locaux d’habitation non-meublés, biens meublés, et locaux professionnels. Cette organisation permet d’assurer une prestation de conseil basée sur une expertise pointue, et donc de nouer une relation de confiance avec les propriétaires bailleurs.
Le rôle du digital
Le digital est aujourd’hui un levier incontournable de développement pour les agences immobilières. Avec un logiciel de gestion locative adapté, il est ainsi possible d’améliorer ses performances et de permettre un plus grand nombre de dossiers gérés par un salarié. Une solution comme celle de Garantme permet par exemple d’accélérer la mise en location des biens confiés, grâce à un outil de dépôt de dossier digitalisé. La centralisation des demandes de candidats locataires, les fonctionnalités facilitatrices d’organisation des visites, ainsi que les outils de suivi des dossiers locatifs sont autant de fonctions qui font gagner du temps aux agents et leur permettent de gérer efficacement plus de dossiers. L’analyse automatisée accélère et sécurise également les procédures de validation. Ces solutions permettent donc non seulement de libérer du temps pour vos équipes en les déchargeant de tâches chronophages, mais aussi d’offrir une meilleure qualité de service aux propriétaires comme aux locataires. Or, une qualité de services améliorée permet aussi de capter plus de mandats ! Avec une réputation d’efficacité et de fiabilité, votre agence inspire la confiance chez ses clients. Augmenter la capacité de gestion de dossiers locatifs de vos agents n’a de sens que si vous êtes en mesure de capter de nouveaux mandats.
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Attention à bien respecter ses obligations de mandataire en matière de gestion locative
Il existe un risque à augmenter le nombre de dossiers de gestion locative gérés par un salarié sans le soutien de solutions d’automatisation ou sans démarche de rationalisation et d’optimisation des process. Les manquements à ses obligations font en effet courir au gestionnaire locatif le risque d’être poursuivi en justice. Parmi les obligations à respecter sous peine de poursuites, figurent notamment la vérification de la solvabilité du locataire et de son garant, l’encaissement d’une caution de la part du locataire, la mise en place d’une garantie de loyers impayés, la réactivité face à un impayé et l’information du propriétaire en cas d’incident de paiement. Par ailleurs, le mandat est susceptible d’être résilié par le propriétaire si le gestionnaire locatif n’assure pas l’intégralité des missions pour lesquelles il est mandaté. Plus que le nombre de mandats donc, il est essentiel de privilégier la qualité du service. Le nombre de dossiers de gestion locative gérés par un salarié doit être toujours adapté aux capacités de gestion de l’agent. Le levier d’action en la matière reste donc la recherche d’efficacité !