Optimisez la gestion des dossiers locatifs | Garantme

Votre agence immobilière cherche à améliorer la gestion de ses dossiers locatifs. L’objectif ? Augmenter la satisfaction des propriétaires bailleurs, mais également des locataires qui font appel à vos services ! 

Mais comment procéder pour optimiser la gestion des dossiers locatifs pour ces 2 cibles ? 

Avant de partir en quête de solutions à implémenter dans votre agence immobilière, définissez les attentes de chaque partie, propriétaire comme locataire. En effet, c’est seulement grâce à leur connaissance que vous serez en mesure d’apporter une réponse adaptée aux besoins de chacun. 

Quelles attentes en matière de gestion des dossiers locatifs ?

Il peut sembler difficile de concilier les attentes des propriétaires bailleurs et des locataires en matière de gestion des dossiers locatifs. En effet, comme ce sont des cibles très différentes, leurs besoins ne sont pas du tout les mêmes. 

Cependant, la satisfaction des bailleurs et des locataires est liée. 

Si les premiers sont insatisfaits de la gestion des dossiers locatifs, cela risque forcément de se répercuter tôt ou tard sur la satisfaction des seconds.

D’où l’importance de bien cerner les attentes des propriétaires comme des locataires pour optimiser au mieux la gestion des dossiers locatifs au sein de votre agence immobilière. 

Du côté des propriétaires bailleurs

Bien que les propriétaires bailleurs puissent prendre en charge eux-mêmes la gestion locative de leurs biens, nombreux sont ceux qui décident de faire appel à une agence immobilière pour s’en occuper. 

La perspective de se lancer dans l’investissement locatif est séduisante.

Mais gérer les différents aspects de la gestion locative demande du temps et des compétences. Ce temps et ces compétences, les propriétaires bailleurs ne les ont pas forcément, à l’inverse des agents immobiliers, pour qui la gestion locative est le cœur de métier. 

Cela étant dit, quelles sont les attentes des bailleurs ? 

En matière de gestion des dossiers locatifs, votre agence immobilière doit avant tout leur apporter la sécurité. En effet, en mettant un logement sur le marché de l’immobilier locatif, les propriétaires s’attendent à un retour sur investissement. 

La crainte n°1 des propriétaires ? Les loyers impayés ! En mettant en place une gestion optimale des dossiers locatifs, votre objectif est de les rassurer : 

• Chaque dossier déposé par un candidat locataire doit être vérifié avec minutie pour assurer au propriétaire qu’il va louer son logement à un locataire à la fois sérieux et solvable (notamment grâce à l’analyse des revenus avec les documents fournis) ;
• En fonction du profil des locataires, votre agence immobilière doit être en mesure de proposer une solution rassurante aux bailleurs pour limiter les loyers impayés (et offrir une solution rapide en cas de litige !). Garant payant ou assurance loyers impayés, vous devez être force de proposition et inciter les propriétaires à choisir l’option la plus adaptée. 

Du côté des locataires

En déposant un dossier pour un logement en location, les locataires ont 2 principales attentes : 

• Être autonome dans le dépôt de leur candidature ;
• Être pris en considération par l’agence immobilière chez qui ils déposent un dossier. 

Voici quelques pistes pour améliorer la prise en charge des dossiers locatifs du côté des locataires : 

• Vous devez leur donner la possibilité de déposer leur dossier de candidature en toute autonomie sur une plateforme sécurisée qui respecte le RGPD. Si des informations s’avèrent manquantes, par exemple sur leurs revenus, la plateforme leur indique de manière à ce qu’ils puissent compléter leur dossier avec les bons documents au plus vite.
• Les locataires doivent être tenus au courant de l'avancée de leur dossier. Qu’il soit accepté ou refusé, il ne faut pas les laisser sans réponse et surtout, il convient de les prévenir dès que la décision a été rendue, de manière à éviter de leur faire perdre du temps. 

De l’importance de la transparence pour les propriétaires et les locataires

Pour le propriétaire bailleur comme le locataires, la transparence est un critère de la plus haute importance en matière de gestion des dossiers locatifs. 

Par exemple, l’agence immobilière est tenue d’être transparente sur les critères de sélection :

• Pour les propriétaires, c’est rassurant, car ils sont assurés que seuls les bons dossiers sont retenus ;
• Pour les locataires, c’est un gain de clarté, car ils sont assurés que les dossiers sont analysés à partir de critères objectifs préalablement définis (revenus, situation professionnelle, etc.).

Faut-il opter pour une plateforme de gestion locative ? 

Pour répondre aux attentes de leurs clients, les professionnels de l’immobilier sont de plus en plus nombreux à opter pour la digitalisation des dossiers locatifs. 

En effet, en plus de favoriser un gain de productivité chez les agents immobiliers, la plateforme de gestion locative permet d’apporter une réponse aux problématiques des propriétaires bailleurs comme des locataires.

Par exemple, avec la Console Garantme, les agents immobiliers sont en mesure d’optimiser la gestion des dossiers locatifs : 

• La prise en charge des candidats locataires est automatisée ;
• Les locataires peuvent déposer en toute autonomie les différentes pièces de leur dossier sur un espace sécurisé adapté à leur situation (CDI, CDD, entrepreneur individuel, etc.) ;
• Les informations contenues dans les dossiers sont automatiquement analysées pour pré-qualifier les meilleurs candidats pour un logement ;
• Le suivi des dossiers en temps réel permet à chacun de savoir où en est sa demande ;
• La messagerie permet de répondre aux demandes des propriétaires comme des locataires dans les plus brefs délais tout en gardant une trace de l’historique des échanges.