Quand un propriétaire bailleur signe un contrat de gestion locative avec une agence pour son appartement à louer, celle-ci prend en charge l’ensemble des interactions avec les candidats suite à la publication de l’annonce de location. C’est un gain de temps appréciable pour le propriétaire, qui n’a plus à gérer les questions, la planification des visites, la réception des dossiers locatifs ou la sélection du futur locataire du logement.
Mais pour les agents immobiliers, cette mission représente une charge de travail importante. Dans un contexte de forte tension locative, le nombre de candidatures par bien ne cesse d’augmenter, tandis que les biens disponibles à la location se font de plus en plus rares. En agence immobilière, il devient alors de plus en plus difficile de traiter chaque demande de manière qualitative.
Découvrez nos conseils pour répondre efficacement à tous les candidats locataires sans alourdir le quotidien de votre équipe !
Crise économique, ralentissement de l’investissement locatif, difficultés d’accession à la propriété… Les causes de la tension du marché locatif sont nombreuses.
Depuis plusieurs années, la pression ne cesse de s’accentuer, en particulier dans les grandes villes françaises : Paris, Lyon, Rennes, Bordeaux ou encore Annecy figurent parmi les villes où le score de tension locative atteint des niveaux particulièrement élevés. Dans ces zones tendues, l’offre de logements disponibles à la location ne suffit plus à absorber la demande des locataires.
Ainsi, une annonce de location publiée en ligne peut générer plusieurs dizaines de candidatures en quelques heures à peine. Pour les agences immobilières, cela peut se traduire par une difficulté à gérer le flux extrêmement dense des demandes pour la location. Entre les sollicitations concernant le logement à louer, l’organisation des visites du logement et les échanges relatifs aux dossiers locatifs, les agents immobiliers passent une grande partie de leur journée à répondre aux candidats locataires, au détriment d’autres missions essentielles au bon fonctionnement de l’agence immobilière.
Dans ces conditions, comment traiter efficacement toutes les demandes sans dégrader la qualité du service ni compromettre la productivité des équipes ?
Face à l’augmentation du nombre de candidatures par annonce de location, les agents immobiliers voient leur charge de travail s’intensifier. En théorie, chaque demande nécessite une vérification et une réponse individualisée par email ou par téléphone. Sans parler de l’organisation des visites de l’appartement et de la gestion des dossiers locatifs qui prennent également beaucoup de temps aux agents immobiliers.
Dans ces conditions, les agents immobiliers ne se retrouvent pas uniquement avec une charge de travail élevée. En effet, ils perdent également en productivité, car pendant qu’ils répondent aux demandes entrantes des potentiels locataires, ils ne peuvent pas avancer sur les autres missions de leur agence.
Les agents immobiliers reçoivent tellement de demandes qu’ils ne peuvent pas toujours répondre dans un délai raisonnable. De plus, certains messages restent parfois sans réponse, par oubli ou manque de temps.
Cette situation peut générer de la frustration chez les locataires, qui préféreront se tourner à l’avenir vers des agences immobilières jugées plus réactives pour signer un bail de location. À terme, cela peut impacter le nombre de candidatures qualifiées reçues par l’agence.
Enfin, les propriétaires bailleurs peuvent également se montrer insatisfaits devant une gestion locative qui manque de réactivité.
En effet, ce qu’ils attendent de leur agent immobilier, c’est un traitement efficace des candidatures. S’ils perçoivent un manque de réactivité, leur confiance peut s’éroder. Le risque est alors de les voir rompre leur contrat pour partir chez une autre agence, jugée plus performante dans ses échanges avec les locataires et plus globalement dans la gestion locative de l’appartement.
Dans un marché aussi concurrentiel que celui de la location, l’image de marque des agences se construit à travers la qualité de leur service. Une gestion locative perçue comme peu réactive peut ainsi avoir des conséquences directes sur la fidélisation des propriétaires bailleurs comme sur l’attractivité des annonces.
Pour accompagner les agences immobilières dans la gestion d’un volume croissant de candidatures, Garantme a développé La Console, un outil conçu pour optimiser les échanges avec les candidats locataires tout en allégeant la charge de travail des équipes. À la clé ? Une satisfaction en hausse du côté du locataire comme du propriétaire.
Grâce à la digitalisation des dossiers locatifs, les agents gagnent un temps précieux dès la publication d’une annonce de location pour un logement. Par exemple, chaque candidat dispose d’un espace personnel sécurisé pour déposer son dossier en ligne, évitant ainsi les allers-retours par email et la collecte manuelle des pièces justificatives.
Autre fonctionnalité particulièrement utile : la possibilité de répondre automatiquement à l’ensemble des candidats, en quelques clics. Si un bien est déjà loué, l’agent peut envoyer un message groupé à tous les candidats non retenus, leur apportant une réponse rapide et transparente, sans mobiliser de temps supplémentaire.
Enfin, l’interface permet de visualiser en temps réel l’état des candidatures (messages à traiter, dossiers complets ou incomplets, demandes déjà prises en compte, etc.). L’agent immobilier garde ainsi une vue d’ensemble sur l’avancement de chaque dossier, limitant les oublis ou les retards de réponse.
Bien sûr, la Console de Garantme est également un outil astucieux une fois le bail de location signé. En effet, il permet d’envoyer un message de rappel au locataire à chaque fois qu’un loyer est en retard.
En simplifiant le suivi et les échanges suite à la publication d’une annonce locative, la Console de Garantme permet aux agences de gagner en réactivité, sans alourdir le quotidien des équipes : un atout pour le professionnel de l’immobilier, le propriétaire et le futur locataire du logement.
À retenir sur la gestion des réponses aux annonces de location
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